Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich, Anbieter, Begriffe

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Software FilesPal und den zugehörigen KI-Dienst. Anbieter ist Umbolement UG (haftungsbeschränkt), Ulmenweg 10, 85221 Dachau, Deutschland, E-Mail info@filespal.com (im Folgenden „wir“).

Verbraucher ist jede natürliche Person, die einen Vertrag zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können (§ 13 BGB). Unternehmer ist, wer bei Vertragsschluss in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB). Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen ausdrücklich in Textform zustimmen.

2. Leistungen

FilesPal ist eine Software für Windows; eine ältere Version mit geringerem Funktionsumfang gibt es für macOS. Die Software liest die Ordner, die der Kunde freigibt, macht ihre Dokumente durchsuchbar – auch nach Bedeutung –, beantwortet Fragen mit Angabe der Quelle, erkennt Text in Scans, versteht Spracheingaben und benennt und legt neue Dokumente ab. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung auf dieser Website zum Zeitpunkt der Bestellung.

Für KI-Funktionen hat der Kunde die Wahl: Im Modus „Empfohlen“ nutzt die Software unseren KI-Dienst, der über das Internet erbracht wird. Im Modus „Privat“ arbeitet sie ohne unseren Dienst nur auf dem Gerät. Mit einem eigenen OpenAI-Schlüssel nutzt der Kunde die KI im Rahmen seines eigenen Vertrags mit OpenAI.

KI-Ergebnisse – Antworten, Namen, Ordner – können Fehler enthalten. Der Kunde prüft wichtige Angaben anhand der genannten Quelle. Die Software benennt und verschiebt Dateien nur in den Ordnern und in dem Umfang, den der Kunde in den Einstellungen festlegt; Änderungen lassen sich rückgängig machen.

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit des KI-Dienstes, schulden aber keine ununterbrochene Erreichbarkeit. Wartungen und Störungen bei Dritten, etwa bei KI-Anbietern, sind möglich. Fällt ein KI-Anbieter aus, kann der Dienst auf einen anderen Anbieter ausweichen. Wir entwickeln die Software weiter und verteilen Updates automatisch; wesentliche Funktionen kostenpflichtiger Tarife schränken wir während der Laufzeit nicht ein.

3. Tarife

Gratis: Die Software ist für die private Nutzung kostenlos. Im Modus „Empfohlen“ gilt ein monatliches Kontingent (derzeit 100 neue Dokumente und 300 KI-Antworten). Die Suche und der Modus „Privat“ sind nicht begrenzt. Ein Anspruch auf die Gratisversion oder ihren Umfang besteht nicht.

Beruflich testen: Unternehmer dürfen FilesPal 30 Tage lang kostenlos beruflich testen. Danach setzt die berufliche Nutzung einen Business-Vertrag voraus.

Premium: Premium gilt für die private Nutzung durch eine Person auf bis zu drei ihrer Geräte. Die Kontingente der Gratisversion entfallen im Rahmen einer fairen Nutzung (derzeit bis zu 5.000 Dokumente und 10.000 Antworten im Monat).

Business: Business gilt für die berufliche Nutzung durch Unternehmer. Gebucht wird je Nutzer ein Platz; je Platz darf FilesPal auf einem Gerät aktiviert sein. Für jeden Platz gilt die faire Nutzung wie bei Premium. Business umfasst den Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV), Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer und Werkzeuge für die IT (stille Installation, Gruppenrichtlinie).

Automatisierte Massenanfragen und die Weitergabe des KI-Dienstes an Dritte sind keine faire Nutzung. Ist ein Kontingent in einem Monat ausgeschöpft, pausieren die KI-Funktionen im Modus „Empfohlen“ bis zum nächsten Monat; Suche, Dokumente und der Modus „Privat“ bleiben nutzbar.

4. Lizenzschlüssel, Geräte und Plätze

Nach dem Kauf erhält der Kunde einen Lizenzschlüssel – auf der Bestätigungsseite und per E-Mail. Der Kunde gibt ihn in FilesPal unter „Einstellungen → Lizenz“ ein. Ein Gerät lässt sich dort wieder entfernen; der Platz wird dann sofort frei. Ein Platz, auf dem FilesPal 30 Tage nicht genutzt wurde, wird automatisch frei.

Der Schlüssel ist nur für den Kunden bestimmt, bei Business für seine Nutzer. Er darf nicht veröffentlicht, weitergegeben oder verkauft werden. Bei Missbrauch dürfen wir den Schlüssel nach vorheriger Ankündigung sperren; bei offensichtlichem Missbrauch, etwa einer Veröffentlichung, auch sofort. Wir ersetzen ihn dann auf Wunsch durch einen neuen.

5. Vertragsschluss

Die Darstellung der Tarife auf dieser Website ist kein bindendes Angebot. Der Kunde wählt Premium oder Business auf dieser Website und gelangt zur Bestellseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe. Dort kann er seine Angaben prüfen und korrigieren. Mit dem Klick auf die abschließende, zahlungspflichtige Schaltfläche gibt er ein verbindliches Angebot ab. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir die Bestellung bestätigen – auf der Bestätigungsseite mit dem Lizenzschlüssel oder per E-Mail.

Business-Verträge können auch auf Grundlage eines individuellen Angebots mit Zahlung auf Rechnung geschlossen werden; der Vertrag kommt dann mit der Annahme des Angebots zustande. Wer Business bucht, bestätigt, als Unternehmer zu handeln.

Vertragssprache ist Deutsch. Wir speichern den Vertragstext nicht gesondert; die Bestelldaten erhält der Kunde per E-Mail, diese Bedingungen sind jederzeit auf dieser Seite abrufbar.

6. Preise und Zahlung

Es gelten die Preise zum Zeitpunkt der Bestellung. Premium-Preise enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer. Business-Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer; bei Unternehmern in anderen EU-Staaten mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gilt das Reverse-Charge-Verfahren.

Das Entgelt ist für jeden Abrechnungszeitraum im Voraus fällig und wird über die bei Stripe gewählte Zahlungsart eingezogen. Rechnungen stellen wir elektronisch bereit, per E-Mail und im Kundenportal. Ändert ein Business-Kunde die Zahl der Plätze, rechnet Stripe die Änderung anteilig ab.

Schlägt eine Zahlung fehl, versucht Stripe sie erneut, und wir informieren den Kunden. Bleibt das Entgelt trotz Erinnerung offen, dürfen wir die kostenpflichtigen Funktionen bis zum Zahlungseingang aussetzen. Die Software läuft in dieser Zeit im Umfang der Gratisversion weiter.

7. Laufzeit und Kündigung

Monatlich: Der Vertrag läuft einen Monat und verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, wenn er nicht bis zum Ende des laufenden Monats gekündigt wird.

Premium jährlich: Die erste Laufzeit beträgt ein Jahr. Wird der Vertrag nicht bis zu ihrem Ende gekündigt, läuft er auf unbestimmte Zeit weiter und kann dann jederzeit mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden. Hat der Kunde im Voraus für die Zeit nach dem Wirksamwerden der Kündigung gezahlt, erstatten wir diesen Teil anteilig.

Business jährlich: Die Laufzeit beträgt ein Jahr und verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn der Vertrag nicht bis zum Ende der laufenden Laufzeit gekündigt wird.

Kündigen kann der Kunde ohne Anmeldung über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen“, im Kundenportal oder in Textform, etwa per E-Mail an info@filespal.com. Wir bestätigen jede Kündigung umgehend per E-Mail. Bereits bezahlte Zeiträume bleiben bis zu ihrem Ende nutzbar, soweit nicht anteilig erstattet wird. Danach läuft FilesPal für die private Nutzung als Gratisversion weiter; Dateien und Suchindex auf den Geräten des Kunden bleiben unberührt. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

8. Widerrufsrecht

Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu. Einzelheiten stehen in der Widerrufsbelehrung; dort kann der Kunde den Vertrag auch direkt widerrufen. Unternehmern steht kein Widerrufsrecht zu.

9. Nutzungsrechte

Wir räumen dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang zu nutzen; für die Gratisversion gilt dies für die private Nutzung. Der Kunde darf die Software nicht verändern, zurückentwickeln oder dekompilieren, soweit das Gesetz dies nicht ausdrücklich erlaubt (§§ 69d, 69e UrhG). Lizenzprüfungen, Kontingente und Schutzmaßnahmen darf er nicht umgehen. Für enthaltene Open-Source-Bestandteile gelten deren Lizenzen.

10. Pflichten des Kunden

Der Kunde nutzt FilesPal nur im Rahmen der Gesetze und verarbeitet nur Dokumente, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist. Er versucht nicht, den KI-Dienst missbräuchlich zu nutzen, zu überlasten oder auf seine Zugangsdaten zuzugreifen. Für seine Dateien und deren Sicherung ist der Kunde selbst verantwortlich; wir empfehlen regelmäßige Sicherungen. Business-Kunden sorgen dafür, dass ihre Nutzer diese Bedingungen einhalten.

11. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer übernommenen Garantie. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht – einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf – ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Für den Verlust von Daten haften wir nur in dem Umfang, der bei regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre.

12. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Wie wir mit Daten umgehen, beschreibt die Datenschutzerklärung. Verarbeitet ein Business-Kunde mit FilesPal personenbezogene Daten, gilt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung; er ist Bestandteil jedes Business-Vertrags.

13. Änderungen

Änderungen dieser Bedingungen oder der Preise für bestehende Verträge bieten wir dem Kunden mindestens sechs Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform an. Sie werden nur wirksam, wenn der Kunde zustimmt. Stimmt er nicht zu, läuft der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen weiter; wir dürfen ihn dann mit einer Frist von sechs Wochen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen. Den Umfang der Gratisversion dürfen wir jederzeit ändern.

14. Streitbeilegung

Wir sind weder bereit noch verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. Bei Fragen oder Beschwerden schreiben Sie uns an info@filespal.com.

15. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Bei Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit dadurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates entzogen wird, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand unser Geschäftssitz. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.

Stand: 8. Oktober 2026