Datenschutz

Kurz gesagt: Ihre Dateien und Ihr Suchindex bleiben auf Ihrem Rechner. Es gibt keine Nutzerkonten, kein Tracking und keine Werbung. Im Modus „Empfohlen“ geht für Antworten, Vorschläge, Spracheingabe, Vorlesen und die Suche nach Bedeutung nur der dafür nötige Text oder die Sprachaufnahme verschlüsselt an die KI; wir speichern diese Inhalte nicht. Im Modus „Privat“ verlässt nichts Ihren Rechner.

Verantwortlicher

Umbolement UG (haftungsbeschränkt), Ulmenweg 10, 85221 Dachau, Deutschland. E-Mail: info@filespal.com

Die App auf Ihrem Rechner

FilesPal liest die Ordner, die Sie freigeben, und erstellt daraus einen Suchindex auf Ihrem Rechner. Ihre Dateien, der Index, die Texterkennung, Ihre Einstellungen und Ihre Lernhistorie bleiben dort und werden nicht an uns übertragen.

Anmeldung der App und Gratis-Kontingent

Damit das Gratis-Kontingent je Gerät gilt und nicht durch Neuinstallieren umgangen werden kann, meldet sich die App bei unserem Server an, sobald Sie den Modus „Empfohlen“ nutzen oder eine Lizenz eingeben – vorher, etwa während der Einrichtung, nimmt sie keinen Kontakt auf. Dabei überträgt sie eine Gerätekennung: einen nicht rückrechenbaren Prüfwert, den die App aus der Windows-Gerätekennung (MachineGuid) und einem festen Zusatz berechnet. Unser Server bildet daraus einen weiteren Prüfwert und speichert nur diesen. Außerdem löst die App bei der Anmeldung eine kurze Rechenaufgabe; sie enthält keine Daten über Sie und erschwert massenhafte Anmeldungen.

Wir speichern je Gerät ein zufälliges Kennzeichen, den Prüfwert, das Anmeldedatum, die Zahl der KI-Anfragen je Monat und den Verbrauch der Kontingente (etwa beim ersten Einlernen der Dokumente). Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir bei der Anmeldung zusätzlich einen nicht rückrechenbaren, täglich wechselnden Prüfwert der IP-Adresse; er wird nach zwei Tagen gelöscht. Wurde ein Gerät 13 Monate lang nicht für KI-Anfragen genutzt, löschen wir seine Angaben; die App meldet sich bei Bedarf neu an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der Gratisversion) und lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern).

KI-Dienst im Modus „Empfohlen“

Für eine Antwort überträgt die App Ihre Frage und die gefundenen Textstellen (findet sie keine, nur die Frage für einen allgemeinen Hinweis), für einen Namensvorschlag den erkannten Text des jeweiligen Dokuments – jeweils verschlüsselt (HTTPS) an unseren Server filespal.com. Damit die Suche besser trifft, kann die App Ihre Frage vorab auf demselben Weg in Suchbegriffe umformulieren lassen. Der Server leitet den Text an einen KI-Anbieter als Auftragsverarbeiter weiter und gibt das Ergebnis an die App zurück. Wir speichern die Inhalte nicht und protokollieren sie nicht.

Text verarbeitet in erster Linie Anthropic (Anthropic, PBC, San Francisco, USA, bzw. Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland). Ist Anthropic gestört oder ausgelastet, übernimmt automatisch OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland, und OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA), danach Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) – jeweils mit denselben Inhalten auf demselben Weg.

Damit die Suche auch Bedeutungen versteht (etwa „Handyvertrag“ findet „Mobilfunk“), überträgt die App den Text der Dokumente abschnittsweise, jeweils mit Name, Absender, Datum und Art des Dokuments, sowie Ihre Suchanfragen auf demselben Weg; OpenAI berechnet daraus Zahlenvektoren. Gelernt werden die Ordner, die Sie freigeben, oder – nur wenn Sie in der App „Ganzer PC“ wählen – alle erreichbaren Laufwerke; System- und Programmordner sowie die Ausnahmen, die Sie festlegen, bleiben immer außen vor. Die Vektoren speichert die App nur auf Ihrem Rechner; wir speichern weder Text noch Vektoren.

Nutzen Sie die Spracheingabe, überträgt die App die Aufnahme (meist wenige Sekunden) und als Erkennungshilfe die Namen Ihrer Ordner auf demselben Weg; Mistral wandelt die Aufnahme in Text um, bei Störungen OpenAI. Aufnahmen und erkannten Text speichern wir nicht.

Für den Sprachassistenten überträgt die App den gesprochenen oder getippten Befehl und nur das Nötigste: die geöffnete Seite, Name, Ordner und Eckdaten (Datum, Absender, Art) des ausgewählten Dokuments und Ihre Ordnernamen; bei einem Befehl zum Ordnen zusätzlich, wie viele Dateien welcher Art und welche Unterordner im genannten Ordner liegen. Dokumentinhalte gehören nicht dazu; Fragen zu Inhalten beantwortet die Suche wie oben beschrieben. Der Befehl wird wie Text verarbeitet.

Lässt die App eine Antwort vorlesen – auf Knopfdruck oder als gesprochene Rückmeldung des Sprachassistenten –, überträgt sie den Antworttext in Abschnitten auf demselben Weg; OpenAI erzeugt daraus die Sprachausgabe. Der Text kann Namen und Auszüge aus Ihren Dokumenten enthalten. Die Sprachausgabe hält die App nur im Arbeitsspeicher; wir speichern weder Text noch Audio. Im Modus „Privat“, ohne Internet oder bei Störungen spricht die Windows-Stimme auf Ihrem Rechner, ohne dass etwas übertragen wird.

Nach Angaben der Anbieter werden über ihre Schnittstellen übermittelte Daten nicht zum Training von Modellen verwendet und nach kurzer Zeit gelöscht; bei Mistral ist diese Nutzung in unserem Konto ausgeschaltet. Eine Verarbeitung in den USA ist bei Anthropic und OpenAI möglich; sie stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von Ihnen genutzten Funktion). Nutzen Sie FilesPal beruflich mit Business, verarbeiten wir diese Inhalte im Auftrag Ihres Unternehmens nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Scannen mit dem Handy

Scannen Sie mit dem Handy, zeigt die App einen QR-Code. Das Handy verschlüsselt jede Seite mit einem Schlüssel, den nur Ihre App kennt, und lädt sie zu unserem Server hoch; die App holt die Seiten dort ab. Unser Server kann die Seiten nicht lesen. Er speichert die verschlüsselten Seiten höchstens 30 Minuten und löscht sie, sobald die App sie abgeholt hat. Je Sitzung speichert er außerdem Zeitpunkt, Seitenzahl und Größe, die Zugangsmerkmale nur als nicht rückrechenbaren Prüfwert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Eigene Adresse für den Posteingang

Richten Sie die Adresse für den Posteingang ein, erhält Ihr Gerät eine eigene E-Mail-Adresse bei uns; wir speichern dazu die Adresse und den öffentlichen Schlüssel Ihres Geräts. Mails an diese Adresse empfängt unser Mailserver und verschlüsselt sie sofort mit diesem Schlüssel, einschließlich Absender, Betreff und Anhängen. Nur Ihre App kann sie entschlüsseln. Während der Zustellung kann der Mailserver eine Mail kurz unverschlüsselt zwischenspeichern. Wir bewahren die verschlüsselten Mails höchstens sieben Tage auf und löschen sie, sobald die App sie übernommen hat. Mails an unbekannte Adressen verwerfen wir. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Modus „Privat“ und eigener Schlüssel

Im Modus „Privat“ laufen KI und Spracherkennung auf Ihrem Rechner; es werden keine Inhalte übertragen. Wählen Sie „Eigener OpenAI-Schlüssel“, sendet die App Text und Sprachaufnahmen direkt an OpenAI; es gelten die Bedingungen Ihres Vertrags mit OpenAI. Ihr Schlüssel wird verschlüsselt nur auf Ihrem Rechner gespeichert.

Premium und Business: Kauf, Zahlung und Lizenz

Die Bestellung und Zahlung wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei Stripe ein; vollständige Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht. Stripe verarbeitet Daten auch in eigener Verantwortung, etwa zur Betrugsvorbeugung und für gesetzliche Pflichten; eine Verarbeitung in den USA ist möglich (EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln). Einzelheiten: Datenschutzerklärung von Stripe. Das Kundenportal für Rechnungen, Zahlungsart und Kündigung betreibt ebenfalls Stripe; die Anmeldung erfolgt über einen Link an Ihre E-Mail-Adresse.

Von Stripe erhalten wir Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, bei Business Firma und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, den gewählten Tarif, die Zahl der Plätze und den Zahlungsstatus. Zu jeder Lizenz speichern wir den Tarif, die Plätze, Firma, E-Mail-Adresse, Beginn und Ablauf sowie die Kennungen bei Stripe. Den Lizenzschlüssel speichern wir nur als nicht rückrechenbaren Prüfwert und zur Zuordnung seine letzten vier Zeichen. Den Schlüssel selbst halten wir höchstens 24 Stunden vor, damit die Bestätigungsseite ihn anzeigen kann; per E-Mail senden wir ihn Ihnen über unser Postfach.

Wenn Sie den Schlüssel in der App eingeben, prüft unser Server ihn zusammen mit der Gerätekennung und speichert je Platz, wann er aktiviert und zuletzt genutzt wurde – damit Plätze verschoben werden können und nach 30 Tagen ohne Nutzung frei werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. c DSGVO (Aufbewahrungspflichten). Lizenzdaten speichern wir für die Dauer des Vertrags und löschen sie drei Jahre nach dessen Ende; Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).

Rabatt im Umbolement-Verbund

Kunden von Kesru und MeetYourSite – Produkte derselben Anbieterin Umbolement UG (haftungsbeschränkt) – erhalten FilesPal 20 % günstiger und umgekehrt. Geben Sie dafür vor dem Kauf Ihre E-Mail-Adresse an, fragt unser Server bei diesen Produkten nur an, ob zu einem nicht rückrechenbaren Prüfwert (SHA-256) Ihrer E-Mail-Adresse ein aktives Abo besteht; die Antwort ist nur „ja“ oder „nein“. Fragen diese Produkte bei uns an, antworten wir ebenso nur mit „ja“ oder „nein“. Es werden keine weiteren Daten ausgetauscht und keine Anfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung auf Ihre Anfrage) und lit. f DSGVO (unser Interesse, Bestandskunden einen Rabatt zu gewähren).

Anfragen von Firmen

Wenn Sie über das Formular auf der Business-Seite anfragen, speichern wir Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), die Zahl der Nutzer und Ihre Nachricht und senden Ihnen eine Bestätigung. Wir nutzen die Angaben nur, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und löschen sie zwölf Monate nach Eingang, wenn daraus kein Vertrag entsteht.

Kündigung und Widerruf über die Website

Wenn Sie über „Verträge hier kündigen“ kündigen oder über „Vertrag hier widerrufen“ widerrufen, speichern wir Ihre Angaben aus dem Formular, beenden das Abo bei Stripe und senden Ihnen eine Bestätigung per E-Mail. Wir nutzen die Daten nur, um Kündigung oder Widerruf auszuführen und nachzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO), und löschen sie drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie eingegangen sind.

E-Mail

Unser Postfach info@filespal.com liegt bei netcup GmbH (Karlsruhe). Eingehende E-Mails leiten wir zur Bearbeitung an ein Postfach bei Google weiter (Google Ireland Limited, Dublin, Irland); dabei ist eine Verarbeitung in den USA möglich (EU-US Data Privacy Framework). Wir nutzen Ihre Nachricht nur, um sie zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

Updates und Downloads der App

Die App fragt regelmäßig bei filespal.com nach, ob es eine neue Version gibt, und prüft den Status Ihrer Lizenz; dabei werden keine Inhalte übertragen. Nur im Modus „Privat“ lädt die App KI-Modelle von Hugging Face sowie Programmteile von GitHub; diese Anbieter erhalten dabei technisch bedingt Ihre IP-Adresse.

Diese Website

Die Website ist statisch und verwendet keine Cookies, keine Analyse- und keine Werbedienste; alle Schriften kommen von diesem Server. Unser Webserver schreibt für diese Website keine Zugriffsprotokolle, und unser Dienst protokolliert keine IP-Adressen. Wählen Sie den dunklen Modus, speichert Ihr Browser diese Wahl lokal auf Ihrem Gerät; an uns wird dabei nichts übertragen.

Hosting und Sicherung

Website und Dienst laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen) im Rechenzentrum Nürnberg. Die Datenbank des Dienstes sichern wir jede Nacht verschlüsselt (AES-256) bei Cloudflare R2 mit Speicherort in der EU (Cloudflare, Inc., San Francisco, USA); die Sicherungen verschlüsseln wir, bevor sie unseren Server verlassen. Beide Anbieter sind unsere Auftragsverarbeiter.

Empfänger im Überblick

• Hetzner Online GmbH, Deutschland – Server (Auftragsverarbeiter)
• Anthropic, PBC / Anthropic Ireland, Limited, USA/Irland – KI im Modus „Empfohlen“ (Auftragsverarbeiter)
• OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI, L.L.C., Irland/USA – Suche nach Bedeutung, Vorlesen, KI als Ersatz (Auftragsverarbeiter)
• Mistral AI SAS, Frankreich – KI als Ersatz bei Störungen (Auftragsverarbeiter)
• Cloudflare, Inc., USA – verschlüsselte Sicherung, Speicherort EU (Auftragsverarbeiter)
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland – Bestellung, Zahlung, Rechnungen, Kundenportal
• netcup GmbH, Deutschland, und Google Ireland Limited, Irland – E-Mail

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht in Ansbach. Anfragen bitte an info@filespal.com.

Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Sie müssen uns keine Daten geben; ohne Gerätekennung funktioniert der Modus „Empfohlen“ allerdings nicht – der Modus „Privat“ kommt ohne aus.

Stand: 9. Oktober 2026