Datenschutzhinweis zu Gesundheitsdaten

Dieser zusätzliche US-Hinweis gilt für Verbraucher, deren Gesundheitsdaten unter den My Health My Data Act von Washington, das entsprechende Gesetz Nevadas (SB 370), die Gesundheitsdatenvorschriften Connecticuts oder ähnliche Gesetze anderer US-Staaten fallen. Diese Gesundheitsdatengesetze gelten unabhängig von unserer Unternehmensgröße. Die Anwendungsschwellen des CCPA und der anderen umfassenden US-Datenschutzgesetze erreichen wir derzeit nicht. Die nachstehenden Rechte gewähren wir trotzdem allen Nutzern in den USA freiwillig, soweit sie nicht ohnehin gesetzlich bestehen. Dieser Hinweis erklärt, welche Gesundheitsdaten FilesPal verarbeiten kann, wozu und wie Sie Ihre Rechte ausüben. Er ergänzt die Datenschutzerklärung und beschränkt keine Rechte nach der DSGVO. Für diesen zusätzlichen US-Hinweis ist die englische Fassung maßgeblich. Zwingende gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Welche Gesundheitsdaten wir verarbeiten können

FilesPal fragt nicht nach Gesundheitsdaten. Dokumente, E-Mails und Scans, die Sie verarbeiten lassen, können sie aber enthalten, ebenso Ihre Fragen und Sprachbefehle oder Nachrichten an uns. Beispiele sind Arztrechnungen, Leistungsabrechnungen der Versicherung, Versichertenkarten, Rezepte und Arztbriefe. Das kann Angaben zu Ihrer früheren, heutigen oder künftigen körperlichen oder seelischen Gesundheit, zu Behandlungen, Medikamenten und zur Krankenversicherung umfassen. Auch Dateinamen, Absenderangaben, Ordnernamen und andere Dokumentmetadaten können solche Angaben enthalten.

Wozu und wie wir sie nutzen

Wir nutzen sensible personenbezogene Daten, einschließlich Gesundheitsdaten in Dokumenten, ausschließlich für den von Ihnen angeforderten Dienst: Antworten auf Ihre Fragen, Ablage- und Namensvorschläge, Suche nach Bedeutung, Dokumentvergleich und Übersetzung, Erinnerungen wie Fälligkeiten, Spracheingabe, Sprachbefehle, Vorlesen und die Zustellung Ihrer Dokumente an die App.

Im Modus „Schnell“ schickt die App die für eine KI-Funktion nötigen Texte, Metadaten oder Audiodaten an unseren Server. Er gibt sie an einen KI-Anbieter weiter und schickt das Ergebnis zurück. Ergebnisse können in einem Arbeitsspeicher-Cache liegen. Ihre Wiederverwendung ist auf höchstens zehn Minuten begrenzt. Abgelaufene Einträge werden spätestens elf Minuten nach Ablauf entfernt. Bei Stapelaufträgen speichert der Server Auftragsmetadaten und Ergebnisse. Die auf unserem Server gespeicherten Ergebnisse löschen wir innerhalb von 24 Stunden nach erfolgreicher Auslieferung, sonst innerhalb von sieben Tagen nach Abschluss des Auftrags. Zum selben Zeitpunkt fordern wir die Löschung beim Anbieter an. Für Kontingente und Kosten werden unter anderem Installationszuordnung, Zeit- und Monatsangaben, Zähler, Reservierungen, Abrechnungszustände und Dokumentprüfwerte verarbeitet. Monatliche Nutzungszähler umfassen den aktuellen Monat und die 13 vorherigen Monate. Tägliche Nutzungszähler bleiben 30 Tage gespeichert. Je Dokument speichert der Server Dokumentkennung, Ausgangstextlänge, Monat, Bearbeitungsstufe und einen Prüfwert der Anfrage für den laufenden und die 13 vorhergehenden Monate, Inhalte nicht. Offene Kostenreservierungen rechnet er nach fünf Minuten ab. Reservierungen laufender Stapel prüft er nach 24 Stunden beim Anbieter und schließt sie spätestens nach 25 Stunden. Kostenzeilen bleiben für den laufenden und die 13 vorhergehenden Monate. Unsere Dienstprotokolle enthalten keine Inhalte. Bei Namensanalysen und Prüfungen mit eigenem OpenAI-API-Schlüssel beauftragt die App OpenAI unmittelbar. Für die Speicherung bei KI-Anbietern gelten die nachfolgenden Angaben. Anwendungsdaten und Missbrauchsprotokolle sind getrennt zu betrachten.

Freigegebene Scans vom Handy, E-Mails an Ihre Posteingangsadresse und aus Outlook abgelegte E-Mails gelangen über unseren Server zu Ihrer App. Die Windows-App verarbeitet für Handy-Scans verschlüsselte Datenpakete. Der Server nimmt Outlook-Inhalte als verschlüsselte Datenpakete entgegen und entschlüsselt sie nicht. Der Handy-Browser verschlüsselt jede Seite vor dem Hochladen (ECDH P-256, HKDF-SHA256, AES-GCM); das Outlook-Add-in verschlüsselt vor dem Senden mit dem Posteingangsschlüssel der App. Die privaten Schlüssel liegen nur in der App auf dem Zielgerät: beim Scan im Arbeitsspeicher des Fensters, beim Posteingang mit dem Windows-Datenschutz verschlüsselt in ihren Einstellungen. E-Mails an die Posteingangsadresse werden auf unserem Mailserver im Klartext entgegengenommen und bei der Zustellung sofort für das Zielgerät verschlüsselt. Klartext wird nur für diese Zustellung verarbeitet. Bei Zustellfehlern bleibt die Nachricht höchstens 72 Stunden in der Warteschlange des Mailservers und wird danach gelöscht. Der verschlüsselte Nachrichteninhalt enthält Absender, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge. Das gilt auch, wenn Sie den Nachrichtentext später nicht in die App übernehmen. Der Zugriff auf eine Scan-Sitzung endet 29 Minuten nach ihrer Erstellung. Ihre Seiten und Sitzungsdaten löschen wir spätestens nach 30 Minuten. Verschlüsselte E-Mails und Belege zur Erkennung doppelter Zustellungen verfallen sieben Tage abzüglich 60 Sekunden nach Annahme. Eine Bereinigung mindestens alle 60 Sekunden sorgt für die Löschung spätestens nach sieben Tagen. Eine gültige Löschanforderung entfernt die jeweilige Scan-Sitzung oder E-Mail auch früher. Das Abholen allein ist keine zugesicherte Löschung. Die Einwilligung umfasst auch E-Mails an Ihre Posteingangsadresse und aus Outlook abgelegte E-Mails, unabhängig vom KI-Modus; ohne sie lassen sich weder die Posteingangsadresse einrichten noch Outlook verbinden. Für Handy-Scans fragt die App keine Einwilligung ab, weil sie Ende-zu-Ende verschlüsselt sind.

Sicherungen des FilesPal-Dienstes können Gesundheitsdaten enthalten, etwa in KI-Stapelergebnissen oder freien Textfeldern der Hauptdatenbank. Gesichert werden die Hauptdatenbank und das Konfigurationsverzeichnis. In der beschriebenen Standardkonfiguration gehören Scan-Bilddateien, die getrennte Posteingangsdatenbank, verschlüsselte Posteingangsdateien, lokale Dokumente und Systemprotokolle nicht dazu. Lokale Sicherungen liegen auf unserem Server bei Contabo in den USA und werden spätestens 14 Tage nach Erstellung gelöscht. Verschlüsselte Sicherungen in Cloudflare R2 mit EU-Jurisdiktion werden spätestens 30 Tage nach Erstellung gelöscht. Monatliche Dauerkopien werden nicht aufbewahrt. Keine Sicherung ist älter als 31 Tage. Die Verschlüsselung erfolgt auf unserem Server vor dem Upload; Cloudflare erhält keinen Schlüssel. Bereits gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieser Fristen in Sicherungen verbleiben. Sicherungen werden ausschließlich zur Wiederherstellung nach Ausfällen genutzt. Löschungen und Einwilligungswiderrufe werden außerhalb der Sicherungen festgehalten. Nach einer Wiederherstellung wenden wir sie und sämtliche Löschfristen erneut an, bevor der FilesPal-Dienst wieder online geht. Beim Erstellen und Prüfen entstehen vorübergehend unverschlüsselte Arbeitsdateien, die der reguläre Ablauf anschließend entfernt. Bleiben sie nach einem Absturz liegen, entfernt sie der nächste Lauf, sobald der Vorgang, der sie angelegt hat, nicht mehr läuft oder sie älter als 24 Stunden sind; die Fristprüfung läuft stündlich.

Soweit wir die von Ihnen angeforderten Verbraucherfunktionen in eigener Verantwortung erbringen, verarbeiten wir Ihre eigenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Angaben über andere Personen in Ihren Dokumenten gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ihr Interesse, Ihre Dokumente zu verwalten, und unser Interesse, den angeforderten Dienst bereitzustellen. Wir verwenden diese Inhalte nicht für eigene Zwecke oder zum Modelltraining und beachten die genannten Löschregeln. Für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien holen wir zusätzlich eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO vor der ersten darauf gestützten Übertragung von Dokumentinhalten an unseren Server oder einen KI-Anbieter ein. Das umfasst auch E-Mails an Ihre Posteingangsadresse und aus Outlook abgelegte E-Mails. Für Handy-Scans fragt die App keine Einwilligung ab: Sie sind Ende-zu-Ende verschlüsselt, unser Server kann ihren Inhalt nicht lesen. Die Einwilligung in der App umfasst nach den einschlägigen US-Gesetzen die Erhebung und Verarbeitung von Verbrauchergesundheitsdaten durch uns und unsere Auftragsverarbeiter. Die Verarbeitung durch diese Auftragsverarbeiter ist keine Weitergabe an Dritte im Sinne dieser Gesundheitsdatengesetze. Dafür verlangen wir keine gesonderte Einwilligung zur Weitergabe. Die App verwendet eine Einwilligungseinstellung und einen lokalen Nachweis. Eine neu erteilte Zustimmung schaltet den Cloud-Modus nur frei, wenn der Nachweis erfolgreich gespeichert wurde. Ausstehende Nachweise werden bei Start und Wartung erneut zur Übermittlung vorgesehen. Der Server erfasst Installationszuordnung, Einwilligungsversion, Zustimmung oder Widerruf, Eingangszeit und gegebenenfalls eine Ereigniskennung. Die App fragt bei der Einrichtung und unter Einstellungen › „So arbeitet die KI“ mit einem eigenen, nicht vorausgewählten Kästchen, bevor Inhalte erstmals an unseren Server oder einen KI-Anbieter gehen, eine Posteingangsadresse eingerichtet oder Outlook verbunden wird. Der Wortlaut lautet: „Ich willige ausdrücklich ein, dass FilesPal und seine KI-Dienstleister Gesundheitsdaten und andere sensible Angaben in meinen Dokumenten, Sprachaufnahmen und Mails (an meine Weiterleitungsadresse oder aus dem Outlook-Add-in) in der Cloud verarbeiten, um die KI-Funktionen bereitzustellen, die ich nutze, etwa Ablegen, Antworten, Diktieren und den Mail-Eingang.“ Für Handy-Scans fragt die App nicht, weil unser Server sie nicht lesen kann. Lokal speichert die App je Entscheidung Version, Erteilung oder Widerruf, Zeitpunkt, Ereigniskennung und Bestätigung durch den Server. Zu jeder Version hält der Server Wortlaut, Zweck und Umfang unverändert fest. App-Einwilligungsnachweise speichern wir drei Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Einwilligung widerrufen wurde oder die darauf gestützte Verarbeitung endete. Danach löschen wir sie. Eine Erlaubnis nach einem US-Gesetz ersetzt die Voraussetzungen der DSGVO nicht.

Für Gesundheitsdaten anderer Personen ist deren wirksame Einwilligung, eine entsprechende Vertretungsbefugnis oder eine andere einschlägige gesetzliche Grundlage erforderlich. Ihr eigener Klick allein ist keine Einwilligung dieser Personen.

Bei der beruflichen Testnutzung und bei Business ist der Auftraggeber für die Verarbeitung seiner Kundeninhalte verantwortlich. Er bestimmt die Zwecke und muss die erforderlichen Rechtsgrundlagen sicherstellen. Wir verarbeiten diese Inhalte nach dem AVV in seinem Auftrag. Eine vom Unternehmen vorgegebene Cloud-Freigabe kann ohne persönliche Einwilligungscheckbox des Nutzers erfolgen. Diese Freigabe ersetzt keine Rechtsgrundlage für die Daten betroffener Personen. Davon getrennt bleiben Verarbeitungen in unserer eigenen Verantwortlichkeit.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht im Sinne der US-Datenschutzgesetze an Dritte weiter. Das haben wir auch bisher nicht getan. Dies gilt auch für Verbrauchergesundheitsdaten. Wir betreiben keine kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung. Gesundheitsdaten verwenden wir nicht für Werbung. Wir richten keine Geofences um Orte der Gesundheitsversorgung ein.

Herkunft

Die Daten stammen aus den Dateien, Fragen und Sprachbefehlen, die Sie verarbeiten lassen, aus E-Mails, die Sie weiterleiten oder in Outlook ablegen, aus Nachrichten an Ihre Posteingangsadresse und aus den Seiten, die Sie scannen. Sie können von Ihnen selbst oder von den Absendern und anderen Personen stammen, deren Angaben darin enthalten sind. Gesundheitsdaten können auch in Ihren E-Mails an uns oder in einem von Ihnen begonnenen Supportanruf vorkommen.

Weitergabe

Kein verbundenes Unternehmen erhält Ihre Gesundheitsdaten. Für die App und die Dokumentzustellung verarbeiten die folgenden Dienstleister Gesundheitsdaten in unserem Auftrag, soweit die jeweilige Funktion dies erfordert. Sie sind vertraglich an den Verarbeitungsauftrag gebunden. Diese Verarbeitung ist keine Weitergabe an Dritte im Sinne der genannten US-Gesundheitsdatengesetze:

• Anthropic Ireland, Limited, Irland – Auftragsverarbeiter für die über Anthropic ausgeführten Textanfragen und Stapelaufträge. Das DPA ist in die Commercial Terms einbezogen. Die Verarbeitung erfolgt in den USA und weiteren Ländern der Unterauftragsverarbeiter; Drittlandübermittlungen werden durch Standardvertragsklauseln abgesichert. API-Eingaben und -Ausgaben werden innerhalb von 30 Tagen nach Eingang beziehungsweise Erzeugung gelöscht. Automatisch als Verstoß gegen die Nutzungsregeln markierte Inhalte können bis zu zwei Jahre, zugehörige Sicherheitsklassifikationen bis zu sieben Jahre gespeichert werden. Gesetzliche Pflichten können längere Speicherung verlangen. Wir senden kein Feedback. Anthropic darf Kundeninhalte nicht zum Modelltraining verwenden.
• OpenAI Ireland Ltd, Irland – unser Vertragspartner und Auftragsverarbeiter nach dem in den API-Vertrag einbezogenen DPA. OpenAI erhält die für die jeweilige Text-, Prüfungs-, Such- oder Sprachfunktion erforderlichen Inhalte. Zahlenvektoren und Sprachausgabe werden ausschließlich bei OpenAI erzeugt. Die Verarbeitung erfolgt in den USA und weiteren Ländern der Unterauftragsverarbeiter; für unser Konto besteht keine EU-Datenresidenz. Das DPA sieht EU-Standardvertragsklauseln oder eine einschlägige Angemessenheitsentscheidung einschließlich des EU-US Data Privacy Framework vor. Wir stützen Übermittlungen an OpenAI auf diese Standardvertragsklauseln oder auf den EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist. Wir haben der Nutzung unserer API-Daten zum Training oder zur Modellverbesserung nicht zugestimmt. Ein Speicherfeld für Antworten setzen weder unser Dienst noch die App. Textanfragen verwenden Chat Completions, das keinen regulären Antwortzustand speichert; Audioausgaben können dort eine Stunde und Prompt-Caches bis zu 24 Stunden bestehen. Missbrauchsprotokolle für Chat Completions, Sprachausgabe, den Echtzeitdienst und Zahlenvektoren können bis zu 30 Tage gespeichert werden. Längere Speicherung ist möglich, soweit gesetzlich erforderlich oder vernünftigerweise nötig, um die Dienste oder Dritte vor Schaden zu schützen. Für OpenAIs Schnittstelle zur Transkription von Aufnahmen sind weder Missbrauchsprotokolle noch gespeicherter Anwendungszustand vorgesehen. Fertige Aufnahmen gehen bei einem Fehlschlag von Mistral AI an diese Transkriptionsschnittstelle, laufend übertragene Sprache an den Echtzeitdienst. Das Entscheidungsmodell läuft über Chat Completions; dafür und für Stapeldateien gelten dieselben API-Bedingungen. Bei Stapelaufträgen wird ein Ablauf der Eingabedateien neun Tage und der Ausgabedateien acht Tage nach ihrer Erstellung angefordert. Zusätzlich fordern wir die Löschung zum oben genannten Zeitpunkt an. Die Dateilöschung nach Abschluss des Anbieterauftrags entfernt nicht den Stapelauftrag selbst.
• Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich – Auftragsverarbeiter für die Spracherkennung fertiger Aufnahmen (Voxtral Small) nach dem DPA vom 27. Juli 2026. Mistral erhält Audiodaten, Sprache und Erkennungskontext. Die Verarbeitung erfolgt über den EU-Endpunkt von Mistral in Rechenzentren in der EU und in EFTA-Staaten; Übermittlungen außerhalb des EWR erlaubt das DPA nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln. Mistral speichert Eingaben und Ausgaben 30 Tage zur Missbrauchskontrolle; Zero Data Retention ist nicht aktiviert. Die Trainingsnutzung ist in unserem Konto ausgeschaltet; Vorschau- und Labs-Modelle, für die das nicht gilt, nutzen wir nicht.
• Contabo GmbH, Welfenstraße 22, 81541 München, Deutschland – Auftragsverarbeiter nach dem geschlossenen AVV mit EU-Standardvertragsklauseln für unseren Dienst und den Mailserver für die Dokumentzustellung in ihrem Rechenzentrum in St. Louis, Missouri, USA. Für die Speicherung durch unseren Dienst und seine lokalen Sicherungen gelten die oben genannten Fristen.
• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – unser früherer Hostinganbieter, Auftragsverarbeiter nach dem geschlossenen AVV. Bis dieser Vertrag endet, speichert sie in ihrem Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland, noch eine Kopie der Dienstdaten aus der Zeit vor dem Umzug.

Cloudflare, Inc., USA, verarbeitet verschlüsselte Sicherungen als Auftragsverarbeiter nach dem in den Self-Service-Vertrag einbezogenen DPA mit Standardvertragsklauseln. Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Der R2-Speicher verwendet EU-Jurisdiktion und liegt in der EU. Cloudflare erhält keinen Entschlüsselungsschlüssel. Die Sicherungen werden spätestens 30 Tage nach Erstellung gelöscht. Die Reihenfolgen legt die Serverkonfiguration fest. Im Betrieb gilt für Dokumentanalyse, Antworten, Vergleiche und allgemeine Hilfe auf der schnellen Route: zuerst Anthropic, danach OpenAI. Bei angeforderter höherer Qualität gilt die beste Route: zuerst OpenAI, danach Anthropic. Nach Erreichen der Kostenschwelle gilt die sparsame Route: zuerst Anthropic, danach OpenAI. Der nächste Anbieter wird nur eingesetzt, wenn der vorherige die Anfrage nicht erfolgreich ausführt. Lange oder schwierige Dokumente können von der schnellen auf die beste Route wechseln. Dokumentanalyse, Antworten und Vergleiche können während der Bearbeitung auf die sparsame Route wechseln. Der Assistent verwendet die schnelle Route. Fertige Aufnahmen erkennt zuerst Mistral AI in der EU, bei einem Fehlschlag OpenAI. Laufend übertragene Sprache, Zahlenvektoren und Vorlesen verwenden ausschließlich OpenAI. Die Umformulierung in Suchbegriffe verwendet nur Anthropic, Übersetzungen Anthropic und danach OpenAI, Antwort- und Ordnerprüfungen nur das Entscheidungsmodell von OpenAI. Ob Sprache laufend übertragen wird, legt die Serverkonfiguration fest. Startet die laufende Übertragung nicht oder bricht sie ab, sendet die App die ganze Aufnahme einmal als fertige Aufnahme. Zahlenvektoren haben 768 Dimensionen. Es sind höchstens drei konfigurierte Anbieterversuche möglich. Ein ungültiges Analyseergebnis kann einen Versuch über die beste Route auslösen. Nach Beginn einer gestreamten Ausgabe gibt es keinen Anbieterwechsel. Stapelaufträge unterstützen nur Anthropic und OpenAI. Auf der schnellen Route ist die Reihenfolge Anthropic, danach OpenAI; auf der besten Route OpenAI, danach Anthropic. Auf der sparsamen Route ist die Reihenfolge für Stapelaufträge Anthropic, danach OpenAI. Ein möglicherweise bereits angenommener Stapelauftrag wird nicht bei einem anderen Anbieter erneut eingereicht. Lehnt der Anbieter die Einreichung wegen eines Anfragefehlers ab, endet dieser Einreichungsweg; eine vorübergehende Mengenbegrenzung ist davon ausgenommen. Eine Kopie einschlägiger Garantien für Drittlandübermittlungen erhalten Sie unter info@filespal.com.

Wenn Sie einen eigenen OpenAI-API-Schlüssel verwenden, beauftragen Sie die direkte KI-Verarbeitung beim Anbieter selbst. Hierfür gelten Ihre Vereinbarungen und Kontoeinstellungen bei diesem Anbieter. Microsoft-Dienste, bei denen Sie sich selbst anmelden, nutzen Sie ebenfalls über Ihren eigenen Anbieter. Microsoft ist dafür nicht unser Auftragsverarbeiter. Das Outlook-Add-in sendet nur an filespal.com: die ausgewählten Anhänge und, wenn Sie den Text auswählen, Absender, Betreff und Text der Mail, alles verschlüsselt. Seine Seiten laden die Office-Bibliothek von appsforoffice.microsoft.com; Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, erhält dabei IP-Adresse und Anfrage.

Auch Nachrichten an uns per E-Mail können Gesundheitsdaten enthalten. Für diesen Kontaktweg ergänzen die folgenden Angaben den Abschnitt „E-Mail“ der Datenschutzerklärung. Bitte senden Sie uns keine Dokumente mit Gesundheitsdaten per E-Mail. Gehen solche Dokumente dennoch ein, verwenden wir die Gesundheitsangaben nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Fehlt sie, löschen wir die Angaben unverzüglich, soweit wir sie nicht für konkrete Rechtsansprüche brauchen. Gewöhnliche E-Mails bewahren wir höchstens drei Jahre nach dem Ende des Jahres auf, in dem die Angelegenheit abgeschlossen wurde. Für E-Mails, die Handelsbriefe sind, gilt die gesetzliche Aufbewahrung von sechs Jahren nach § 257 HGB. Versand und Empfang erfolgen über netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, Deutschland. Der Mailserver und unser Empfangspostfach liegen in Nürnberg, Deutschland. Dienstmails werden mit info@filespal.com als Absender versandt. Eingehende E-Mails an unsere Adressen unter @filespal.com werden in unserem Postfach bei netcup gespeichert. netcup verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag unter einem AVV. Für dort gespeicherte E-Mails gelten die genannten E-Mail-Fristen.

Ihre Kontrolle

Der Modus „Privat“ sperrt Cloud-KI-Anfragen. Handy-Scans, Posteingangsadressen und das Outlook-Add-in sind gesonderte Serverfunktionen. Ihre Nutzung setzt die jeweilige Freigabe voraus. Updates, Downloads und gegebenenfalls Lizenzprüfungen benötigen ebenfalls Internetverbindungen.

Die Sperre der Cloud-KI im Privat-Modus gilt auch für direkte KI-Anfragen mit eigenem API-Schlüssel. Außerdem können Sie einzelne Ordner, zum Beispiel „Gesundheit“, von der Cloud-KI ausschließen. Diese Ordnerausnahme ersetzt keine gesonderte Steuerung von Handy-Scans, Posteingangsadressen oder Outlook-Übertragungen. „Ablagestil lernen“ ist standardmäßig eingeschaltet. Das Abschalten dieses Schalters allein verhindert keine Übertragung von Beispiel-Dateinamen für Namensvorschläge.

Sie können Ihre App-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in der Einwilligungseinstellung der App oder per E-Mail an info@filespal.com widerrufen. Entfernen Sie dazu das Häkchen unter Einstellungen › „So arbeitet die KI“. Ein Widerruf in der App stoppt sofort alle darauf gestützten Inhaltsübertragungen. Das umfasst laufende und wartende Übertragungen über KI, Posteingang und Outlook. Offene Handy-Scan-Sitzungen enden ebenfalls. Diese Aufträge werden nach erneutem Einschalten oder einem Neustart nicht wieder aufgenommen. Die App bricht Inhaltsanfragen auch dann ab, wenn das Speichern des Widerrufsnachweises fehlschlägt; sie zeigt in diesem Fall eine Warnung. Die Übermittlung des Widerrufsnachweises bleibt möglich. Einen per E-Mail erklärten Widerruf erfassen wir wie einen Widerruf aus der App. Mit dem Eingang eines Widerrufs sperrt unser Server die darauf gestützten Funktionen sofort und bricht laufende Sprachübertragungen ab. Ein dauerhafter Löschauftrag beendet danach Handy-Scan-Sitzungen, offene KI-Stapel, die Posteingangsadresse mit wartenden E-Mails und alle Outlook-Verbindungen; er wird wiederholt, bis er gelingt. Gelingt er 12 Stunden lang nicht, wird der Betreiber benachrichtigt. Wir bestätigen die Sperre. Bereits übertragene Daten lassen sich dadurch nicht zurückholen; ihre Löschung richtet sich nach den genannten Fristen und Ihren gesetzlichen Rechten. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Auch Änderungen des Modus, der Einwilligung oder der Firmenrichtlinie stoppen spätere und laufende Übertragungen des bisherigen Freigabestands. Wartende Zustellungen dieses Stands werden nach erneutem Freigeben oder einem Neustart nicht ausgeführt. Eine Outlook-Verbindung trennen Sie in der App mit „Trennen“. Schließen Sie das Scan-Fenster, verwirft die App den Schlüssel der Sitzung; die Sitzung endet spätestens nach 29 Minuten. Posteingangsadresse und alle Outlook-Verbindungen beendet auch ein Widerruf der Einwilligung. Die Entfernung eines Geräts können Sie per E-Mail an info@filespal.com verlangen. Eine gültige Löschanforderung für eine Scan-Sitzung entfernt ihre Seiten und Sitzungsdaten. Bei Deaktivierung des Posteingangs oder Entfernung des Geräts endet dessen Zugriff sofort; Adresse, Zuordnung, öffentlicher Schlüssel und noch vorhandene Kopplungscodes werden innerhalb von 24 Stunden gelöscht. Beim Trennen einer Outlook-Verbindung werden Berechtigung, Tokenprüfwert und Verbindungsmetadaten sofort entfernt. Bei Geräteentfernung endet der Zugriff ebenfalls sofort; die zugehörigen Verbindungsdaten werden innerhalb von 24 Stunden gelöscht. Bereits eingereichte E-Mails werden durch das Trennen allein nicht gelöscht; für sie gelten die genannten Löschregeln. Sicherungskopien verfallen nach den gesonderten Sicherungsfristen.

Ihre Rechte

Nach den jeweils anwendbaren US-Gesetzen und darüber hinaus freiwillig für alle Nutzer in den USA haben Sie das Recht,

• zu erfahren, ob wir Ihre Gesundheitsdaten erheben, weitergeben oder verkaufen;
• Auskunft über Ihre Gesundheitsdaten zu erhalten, einschließlich der gesetzlich vorgesehenen Liste der Dritten und verbundenen Unternehmen, an die Ihre Daten weitergegeben wurden, sowie der erforderlichen Kontaktmöglichkeiten;
• Ihre Gesundheitsdaten löschen zu lassen, auch bei unseren Auftragsverarbeitern;
• Ihre Einwilligung zur Erhebung und Verarbeitung zu widerrufen und die weitere Verarbeitung im gesetzlich vorgesehenen Umfang beenden zu lassen.

Wir prüfen bei Anfragen sowohl noch vorhandene Daten auf unseren Systemen als auch relevante Daten bei unseren Auftragsverarbeitern und veranlassen dort erforderliche Maßnahmen. Das schließt zwischengespeicherte Scans und E-Mails ein. Sind Inhalte bereits gelöscht oder ohne zusätzliche Angaben nicht zuordenbar, erläutern wir dies. Schreiben Sie an info@filespal.com, zum Beispiel mit dem Betreff „Health data request“. Dieser Betreff ist keine Voraussetzung für die Bearbeitung.

Bei Anfragen nach diesen US-Gesetzen antworten wir unverzüglich, spätestens innerhalb von 45 Tagen nach Eingang. Ist wegen der Komplexität oder Anzahl der Anfragen eine Verlängerung erforderlich, informieren wir Sie innerhalb dieser Frist über die Gründe. Die Verlängerung beträgt höchstens weitere 45 Tage. Kürzere gesetzliche Fristen bleiben unberührt. Insbesondere gilt für Löschanfragen nach dem Recht Nevadas grundsätzlich eine Frist von 30 Tagen nach erfolgreicher Prüfung der Anfrage; gesetzliche Sonderregeln für Sicherungen bleiben vorbehalten. Anfragen sind kostenlos.

Lehnen wir Ihre Anfrage ab, können Sie Einspruch einlegen, indem Sie auf unsere Entscheidung antworten, zum Beispiel mit dem Betreff „Appeal“. Wir entscheiden innerhalb von 45 Tagen nach Eingang des Einspruchs und begründen das schriftlich. Weisen wir ihn zurück, teilen wir Ihnen die zuständige Beschwerdemöglichkeit beim Generalstaatsanwalt von Washington, Nevada oder dem sonst zuständigen US-Staat mit.

Für Anfragen nach der DSGVO gelten diese US-Fristen nicht. Wir informieren Sie über die ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Soweit wegen der Komplexität und Anzahl der Anfragen erforderlich, kann diese Frist um höchstens zwei weitere Monate verlängert werden. Darüber und über die Gründe informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats. Ihre weiteren Rechte nach der DSGVO, einschließlich des Rechts auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, stehen in der Datenschutzerklärung.

Kontakt

Umbolement UG (haftungsbeschränkt), Ulmenweg 10, 85221 Dachau. E-Mail: info@filespal.com

Stand: 6. November 2026